Si tu comisión fallera tiene más de 100 socios, necesitas algo más que Excel y WhatsApp

08 Nov Si tu comisión fallera tiene más de 100 socios, necesitas algo más que Excel y WhatsApp

Gestionar una comisión fallera con más de 100 socios no debería depender de hojas de Excel, papeles sueltos o interminables grupos de WhatsApp. Sin embargo, es lo que ocurre en muchas fallas: la información está repartida entre varios ordenadores, el móvil del tesorero y la libreta del secretario, y cada cambio de junta supone empezar de nuevo.

En este artículo repasamos qué gestiona realmente una comisión fallera a lo largo del año, por qué las herramientas improvisadas se quedan cortas a partir de cierto tamaño y cómo un software de gestión puede devolver a la junta el tiempo que hoy dedica al papeleo.

Todo lo que gestiona una comisión fallera cada año

Aunque desde fuera solo se vea la semana fallera, detrás hay doce meses de trabajo administrativo. Una comisión media gestiona cada ejercicio:

• Socios: altas, bajas, cambios de categoría, unidades familiares y datos de contacto.
• Cuotas: cuotas mensuales o anuales, descuentos familiares, pagos fraccionados y recibos pendientes.
• Eventos: ensayos, presentaciones, cenas, actos en el casal y la propia semana fallera.
• Material: indumentaria, vestuario, mobiliario del casal, equipos de sonido y decoración.
• Comunicación interna: convocatorias de junta, circulares, avisos de última hora y documentación.

Y todo esto requiere organización, control y, sobre todo, tiempo de personas voluntarias.

Por qué Excel y WhatsApp se quedan cortos

Excel y WhatsApp son útiles para empezar, pero cuando la falla supera el centenar de socios aparecen los problemas de siempre:

• Versiones duplicadas: cada miembro de la junta tiene su propio Excel y ninguno coincide.
• Cobros difíciles de controlar: saber quién ha pagado, quién debe y cuánto se ha recaudado exige revisar a mano extractos y listas.
• Información que se pierde: los mensajes importantes se quedan enterrados entre cientos de mensajes del grupo.
• Dependencia de personas concretas: si el tesorero deja el cargo, se lleva consigo buena parte del conocimiento.
• Protección de datos: listados con datos personales circulando por correos y móviles no es la forma más segura de tratarlos.

Qué aporta un software de gestión para fallas

En Aures Tic hemos desarrollado un ERP basado en Odoo diseñado específicamente para entidades festeras, pensado para simplificar la gestión diaria de comisiones falleras, filaes y asociaciones. Con él, la comisión puede:

Gestionar socios, altas, bajas y pagos fácilmente

Cada fallero tiene su ficha con datos personales, categoría, unidad familiar e historial. Las altas y bajas se registran en un momento y el estado de pagos de cada socio está siempre a la vista.

Organizar ensayos, eventos y actividades

Un calendario común para toda la comisión con los ensayos, cenas, presentaciones y actos, y el control de quién asiste a cada uno.

Controlar cuotas e ingresos de la asociación

Las cuotas se generan de forma automática, se pueden domiciliar y el tesorero sabe en cada momento qué se ha cobrado y qué queda pendiente, sin cruzar listas a mano.

Gestionar material y vestuario

Un inventario de la indumentaria, el vestuario y el material del casal, con control de préstamos para saber dónde está cada cosa.

Mejorar la comunicación interna y la gestión documental

Convocatorias, circulares y documentos centralizados en una sola plataforma, en lugar de dispersos entre correos y grupos de mensajería.

Más tiempo para lo importante: las fiestas

El objetivo no es añadir trabajo, sino quitarlo. Con toda la información en un mismo sitio, accesible desde el ordenador o el móvil, la junta dedica menos tiempo a tareas administrativas y más a lo que de verdad importa: preparar la falla y disfrutarla. Además, cuando cambia la directiva, la nueva junta recibe toda la información ordenada y completa.

Si quieres conocer todas las funcionalidades, visita nuestra página de software para fallas y comisiones falleras o la de software para asociaciones festeras.

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